「你投入了嗎?」
這次的教育訓練,是我內心最期待的課程–「企劃書撰寫暨簡報技巧」。對於管理學院的學生而言,「企劃書」和「簡報」是最為重要,日後最常碰到的事物。本身參與過學校系學會和個案競賽社團的我,雖然對這兩項東西不陌生,然而卻是自己覺得可以再學習、再更精進的技能。
為什麼要有企劃書?
做每項事物都有背後的目的或要達成的目標,這次教育訓練的主講者–蔡亞芠學姊,在一開始便詢問我們這個問題。
我覺得,「企劃書,是團隊在共同辦一項活動時,共同完成目標的事前規劃,而也是給後面的成員,做一份紀錄和指標。」而這些,並沒有標準的答案,會因為每個人的觀點不同,而有不同的答案。
企劃書要怎麼開始製作呢?
先問問自己/團隊下面的「5W1H」問題:
* What 辦什麼活動?
* When 什麼時候辦? 什麼時候開始?
* Where 在哪裡?
* Why 為什麼要辦?
* Who 對象是?
* How 怎麼做?
製作前最重要的便是要知道自己為什麼要做這份企畫書,畢竟連最基本的「動機」都不知道,變無法抓到當中的重點、精隨。
當上述的問題出來後,接下來便是企劃書的製作了,企劃書主要可以分為:「外皮」、「內餡」和「包裝」。
「外皮」的部分:
*封面、目錄、企劃動機、創意發想、企劃內容和活動流程。
企劃動機和創意發想為企劃書中的精華,企劃內容則是經由包裝後,可以讓企劃書更有魅力。
*預期效益、行事曆、甘特圖、活動概述、工作人員、組織圖。
*車康活動企劃書、行銷宣傳企劃書、預算表。
「內餡」的部分:
將外皮的內容加以描述,將活動內容表達出來。而其中創意發想要前無古人,後無來者!最好放上表格/圖像化的行事曆、甘特圖或是組織圖,更能為企劃書加分。
「包裝」的部分:
*廣告文宣、排版、色調、報告的專業/活動表情等
這部分主要便是想要如何傳達給對方的方式,讓對方吸引和接受。「簡報技巧」便是包裝上最重要的一環。
企劃和簡報其實是環環相扣、相輔相成的。當企劃很糟時,有好的簡報,往往能吸引到聽眾的注意。但好的簡報究竟有什麼「技巧」呢?
*四大基本概念:
一、你所面對的是誰?
「廣大的觀眾」+「自己心態的準備」=2種人
二、這兩種人…想要什麼?
「廣大的觀眾」→展現演說魅力,將你的想法灌到我的腦袋中
「自己心態的準備」→讓自己印象深刻!!
三、卓越簡報的8大要素:
1.新聞式標題 2.熱情宣言 3.三個關鍵訊息 4.隱喻和類比 5.現場提示
6.第三方背書 7.撥放影片 8.道具和現場展示
四、該如何牢牢記住?
*一目了然的簡報,「故事」才是主角:
「撰寫腳本」(創意發想) → 「設計投影片」 → 「製作簡報」
*快速呈現的四法則:
1.重點是什麼?
2.看起來就是如此
3.隨心所欲而無攻略
4.有效的威嚇
簡報裡,除了簡報「製作」技巧外,還有「表達」技巧,兩者是密不可分的。
在表達技巧中,有:
*「麥拉實55(肢體動作)/38(語調)/7(內容)」法則
*開場方式–「鴨子划水」和「開門見山」
*提問方式、與聽眾互動
*運用鼓勵式的話語來代替阻斷式話語
*避免主觀式、個人意識的話語
「企劃書和簡報,其實沒有一定的答案,而是看自己在當中的準備,究竟投入了多少的心力。」
謝謝前蝙蝠隊長亞芠學姊,花2小時分享企劃書撰寫和簡報技巧的經驗,更讓我們藉由台上的表達,練習了簡報的技巧。相信日後自己能將這些所學,應用在相關實例中,並藉由不斷的練習,讓這些技巧更加純熟。
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